Por muy experto que sea un consultor no es un mago capaz de emitir un diagnóstico sobre la situación actual de la organización objeto de análisis, sin haber realizado una captura de información previa.
No obstante si es cierto que la experiencia te permite “percibir en el ambiente”, con unas primeras miradas y conversaciones aspectos y pistas de situaciones susceptiblemente mejorables.
En más de una ocasión, en consultorías de naturaleza documental / archivística las primeras ojeadas en las oficinas de gestión y archivos de oficina/centrales en las que se aprecia acumulación de documentos, instalaciones provisionales, documentos archivados en cajas de mudanza, clasificación bajo criterios como “varios”, falta de normativa de gestión documental, procedimientos de gestión personales… dejan ver síntomas habituales de una deficiente gestión documental corporativa.
Insisto no obstante que eso no es suficiente, el problema es percibido y sufrido por todas las personas de la organización y no necesitan de un consultor experto para que les diga lo que ya es evidente.
El consultor debe ser capaz de cuantificar y cualificar el problema y proponer un plan de implantación realista para corregir y mejorar el punto de partida, ligado a un presupuesto, a un plazo y un objetivo de calidad.
La gestión documental es un servicio de naturaleza horizontal en las organizaciones y como tal debe cumplir sus parámetros de eficacia y eficiencia, es decir coste razonable y resultado excelente.
Cuando un médico recibe en la consulta a un enfermo percibe síntomas generales de enfermedad y hace uso complementariamente de pruebas diagnósticas para recopilar información y poder delimitar adecuadamente la situación de partida como paso previo a una propuesta de tratamiento, el consultor documental precisa recopilar datos sobre el terreno para delimitar el punto de partida.
En ocasiones “clientes con poco criterio técnico” se saltan la parte de consultoría, que en el fondo no implica una inversión importante en el conjunto de un proyecto, para pasar a la implantación con un desconocimiento temerario de la situación actual.
En ese caso el jefe de proyecto que se haga cargo de la implantación (sin consultoría documental previa) deberá tener un control férreo sobre los objetivos, los costes y los alcances estimados ya que desde un principio se producirán desviaciones que deben ser tratadas bajo el modelo de gestión del cambio, de lo contrario el riesgo operativo a asumir es extremadamente elevado.
En una consultoría documental por lo tanto, el responsable debe plantear una primera etapa de captura de información vinculada directamente a la meta del proyecto.
El consultor no sabe de todo, sencillamente suma a su experiencia previa métodos de consultoría que le permiten en un plazo razonablemente corto obtener una idea precisa de la situación de partida.
Tres fuentes de información suelen resultar eficaces para la primera aproximación:
- Documentación pública del organismo, informaciones sobre la estructura orgánico-funcional así como la normativa existente.
- Entrevistas directas con determinados responsables departamentales
- Tomas de datos específicas.
Profundizaremos más en la siguiente entrada sobre la recopilación de datos apoyada en estas fuentes de información.
Emilio Sanz, fecit.
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