Consultoría documental

Nuestra propuesta de implantación no va a recoger toda la información disponible pero sí aquella que debemos entender como prioritaria para todos los interlocutores, no sólo técnicos sino también directivos.

Los mensajes deben ser directos, comprensibles, resumidos y cuantificados de tal forma que su lectura deje poco lugar a la duda, evitando de este modo interpretaciones ambiguas.

Vamos a sugerir unas ideas como siempre abiertas a lo que cada uno considere oportuno, si bien entendemos que estas informaciones que detallamos a continuación, de una forma u otra, deberían estar presentes en este informe de propuestas:

1.- Introducción.

Brevemente se debería describir la solución propuesta enumerando los datos más significativos en cuanto al alcance de la misma. Se trata sencillamente de resumir el entregable anterior, mucho más técnico y elaborado, haciéndolo accesible a los interlocutores finales.

Por ejemplo:

  • Trabajos de tratamiento archivístico de un fondo de naturaleza administrativa, ubicado en dos depósitos centrales en el edificio sede de la compañía. Comprenden aproximadamente 737 metros lineales, con el alcance que se detalla a continuación:
    • Identificación, clasificación, descripción e instalación normalizada de 670 metros lineales de archivo administrativo, equivalente aproximadamente a 6.030 unidades de instalación normalizadas y 102.500 expedientes ente los años 1985-2003.
    • Propuesta de expurgo de documentos de apoyo administrativo sin valor documental, estimado aproximadamente en un 10% del mismo, equivalente a 67 metros lineales (fotocopias, publicaciones periódicas…).
    • Destrucción certificada de la propuesta de expurgo revisada y aprobada.
    • Informatización en base de datos de archivo a nivel de caja y expediente de acuerdo con la ficha normalizada de descripción vigente.
    • Digitalización de la serie documental de Contratos Corporativos, estimada en 2.000 expedientes y 400.000 páginas, formato A4, fichero de salida Tiff Grupo IV, blanco y negro a 150 dpi. Indexación por número único de contrato (12 dígitos). Exportación y carga.
    • Exportación de ficheros de imagen a formato pdf para explotación.

2.- Fases principales con EDT y diagrama de Gantt.

La secuencia de objetivos descrita en la introducción debe ser planteada en una EDT o estructura de desglose de tareas y, aprovechando este esfuerzo, lo encuadraremos en un marco temporal a través de un diagrama de Gantt.

El resultado del mismo deberá representar el despliegue del proyecto en el tiempo con la secuencia lógica de tareas programadas. Puesto que estamos en un resumen ejecutivo, quizá sea excesivo mostrar todo el detalle pero no deben faltar las actividades principales, de tal forma que cualquier interlocutor conozca en el marco temporal la estimación de avance y las áreas comprometidas en cada momento.

Sólo con estos dos elementos habremos conseguido sintetizar dos aspectos muy importantes, pero no los únicos.

Seguimos avanzando en la siguiente entrada.