Un aspecto muy importante que no debes olvidar desde este momento, es que tú eres el experto en la materia, por lo tanto, en la organización las personas recurrirán a ti cuando tengan una consulta sobre servicios de gestión documental, incluyendo tus jefes.
Por lo tanto, debes evitar una actitud que he encontrado en algunas ocasiones. Responsables de archivos y servicios de gestión de documentos, como única solución a sus problemas se dedican a redactar insufribles correos e informes contando todas sus carencias y problemas, sin aportar nada más que eso, una lista de problemas.
Debes evitar esta actitud, es contraproducente para su proyecto y te deja en muy mala posición, alguien puede pensar, «esta persona que hemos fichado sólo sabe reportar problemas ¿no sabe buscar soluciones?», fíjate que interpretación más demoledora.
En otra ocasión comentaré, lo que a mi entender se debe hacer cuando se identifica un problema y debemos reportarlo.
Pero en el comentario de hoy hablamos de Tu pesadilla casi siempre empieza por «C». Efectivamente, tus superiores, especialmente los que han avalado este proyecto te llegarán a agobiar con este tipo de preguntas:
- Cuándo tendremos operativos los primeros servicios
- Cuántos recursos propios y externos debemos emplear
- A cuánto ascienden las inversiones iniciales y en qué se van a emplear
- Cuál es el plazo de ejecución
- Cuáles son los riesgos iniciales y cómo debemos anticiparnos a ellos
- …
Fíjate, que aquí no se habla nada de gestión documental y archivos, sino de la operación del proyecto y del contexto de implantación del mismo. Puedes ser un gran archivero, pero eres un mal gestor si dejas estas cuestiones en el aire. En esta aventura necesitas ser bueno en ambas facetas, si quieres obtener éxito en tu proyecto.
Necesitas por lo tanto un método y de eso se va a hablar de aquí en adelante. Comentaré ideas, que no serán todas las existentes pero si algunas que me han funcionado, empléalas y adáptalas a tu realidad.
Casi todo lo que leerás lo he encontrado en libros y en la experiencia. A partir de ahí he ido construyendo un método, lo he aplicado, adaptado y depurado, con un resultado aceptable, hasta ahora.
Emilio Sanz, fecit.
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