Cuando estamos valorando la capacidad de producción de nuestra plataforma de digitalización y observamos las indicaciones técnicas de los equipos no nos debemos llevar a engaño ya que el formato del soporte original, su estado de conservación, la resolución, subprocesos sobre la imagen.. etc. van a condicionar el rendimiento de los equipos, esto es algo obvio.
Sin embargo quiero resaltar el coste y el esfuerzo que supone la preparación documental en la cadena de digitalización, una tarea de naturaleza muy manual y costosa que no se debe infravalorar en los análisis de coste y plazo que tengamos que acometer.
La preparación consiste en formar lotes de digitalización libres de elementos anexos (canutillos, encuadernaciones clips, grapas…) para procesar en bloque un grupo de documentos de forma controlada. En algunas ocasiones, no es posible por ejemplo desencuadernar tomos por motivos legales, de conservación o cualquier otro y exigirá un modelo de digitalización específico.
La preparación implica tener valorado:
- Infraestructuras: fundamentalmente un espacio diferenciado y dedicado a la preparación.
- Recursos materiales adecuados el tipo de preparación.
- Personal auxiliar
- Gestión de residuos
La preparación exige también tener un protocolo de actuación claramente definido porque errores en el proceso invalidan un lote en el control de calidad final aunque se haya digitalizado y capturado la información correctamente.
La preparación no sólo se hace con documentos en soportes físicos sino también con electrónicos que entran en por un canal fax, correo electrónico o cualquier otro en los que se debe hacer por ejemplo una separación de documentos, eliminación o incluso un cambio de formato.
Todas estas variables deben ser conocidas y razonadas previamente, para hacer consistente el proceso y las valoraciones económicas.
Emilio Sanz, fecit.
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