Assitej España

Assitej es una Asociación Cultural, cuyo objetivo es promover el desarrollo del teatro para la infancia y la juventud en España. Es miembro fundador y de pleno derecho de la organización internacional ASSITEJ (Association Internacionale du Théâtre pour l’Enfance et la Jeuneusse), fundada en París en 1965.

La forman artistas que trabajan en ese sector del teatro, desde la dirección, la interpretación o la autoría. Ensayistas, investigadores, periodistas y profesores interesados en el mismo, así como responsables de salas y festivales que dedican parte o el total de su programación al teatro para la infancia y la juventud.

Algunos datos relevantes

  • Entre las actividades principales de la Asociación, están el acceso a la información y documentación especializada relacionada con las artes escénicas.
  • Custodian un fondo de más de 5000 registros relacionados con textos teatrales.
  • Hasta 2014 utilizaban una plataforma de software propietario que se no adaptaba a los requisitos actuales de prestación del servicio requerido por Assitej

Aspectos que motivaron la migración

  • La necesidad de contar con una plataforma automatizada para la gestión del fondo bibliográfico.
  • Dar soporte a las actividades y servicios de la biblioteca, así como su integración con los servicios web que se ofrece Assitej.
  • Se requería de un sistema bajo estándares internacionales como Marc21 y Z39.50.
  • El personal de la biblioteca requería independencia para poder actualizar y migrar registros de manera periódica, sin perder el respaldo de un equipo de soporte que pudiera atender las dudas que surgieran durante la operación de la plataforma.

Proceso de implantación

Como fase previa a la instalación y configuración del sistema, se realizó un análisis detallado con el Equipo de Assitej sobre las actividades que el personal de la biblioteca debía de realizar en la plataforma.

Durante esta primera fase de análisis, el equipo de Escire en México y Conocimiento Práctico en España jugaron un aspecto clave a fin de detectar las necesidades reales de la Biblioteca de Assitej, con el objetivo de lograr que quedaran correctamente plasmadas en los flujos de trabajo del sistema, así como en la configuración que se daría al mismo.

Al finalizar la configuración, se procedió a la fase de formación y entrenamiento en el uso y operación del sistema. Estas sesiones se impartieron de forma remota y en tiempo real, participando el equipo de la biblioteca, así como por un equipo externo de catalogación coordinado por la empresa Bibliodoc Servicios Documentales, encargado de las labores de catalogación en Koha en esta primera fase.

Ambos equipos recibieron una formación puntual en cada uno de los módulos de Koha; el equipo de Escire en México estableció también un periodo de adaptación durante el cual se realizaron sesiones constantes para la aclaración de dudas y revisión de las mejores prácticas para la operación del sistema.

Resultados de la implantación

ASSITEJ ESPAÑA

Además de lograrse la implantación de una plataforma robusta totalmente configurada de acuerdo con los procesos de trabajo de Assitej, el equipo de la biblioteca obtuvo un soporte y acompañamiento durante la adopción del sistema en relación con las operaciones diarias de la biblioteca.

Este acompañamiento estará vigente durante 2 años más, periodo en que el equipo de Escire México y Conocimiento Práctico, gestionarán también las actividades de actualización de versión en la plataforma.

Sin embargo conviene resaltar un aspecto muy importante en este tipo de proyectos y es el la independencia que la biblioteca obtiene respecto a los proveedores de servicios.

La biblioteca puede decidir en cualquier momento cambiar su estrategia respecto a las relaciones con terceros, sin que ello suponga un riesgo a su capacidad de prestación de servicio. Koha es un software libre que no depende de una licencia comercial.

Queremos dar las gracias a ASSITEJ ESPAÑA por habernos dado la oportunidad de colaborar en la implantación de este proyecto de informatización con Koha y catalogación de su fondo bibliográfico.

¿Estás interesado/a en implantar Koha en tu biblioteca o Servicio de Información? Contacta con nosotros, te asesoramos.

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Araceli Olivo (Escire) / Emilio Sanz (Conocimiento Práctico)

Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es  / @InfoPractico

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