Repositorio DigitalAraceli Olivo, especialista en creación de bibliotecas digitales, repositorios institucionales y proyectos de gestión del conocimiento

Hemos pedido a Araceli Olivo, Directora General de eScire, que nos haga una síntesis de una selección de aspectos que debemos tener en cuenta si nos estamos planteando la implantación de un repositorio digital en nuestra organización.

Araceli es una especialista con 10 años de experiencia en diseño y posicionamiento de proyectos de consulta a bancos de información especializada, así como de edición, promoción y difusión electrónica de publicaciones científicas para Instituciones académicas, científicas y de investigación, además de la creación de bibliotecas digitales, repositorios institucionales y proyectos de gestión del conocimiento.

El desafío: registrar, organizar, publicar y preservar la ingente cantidad de información producida

Desde hace aproximadamente 50 años la gran cantidad de información que se genera en las instituciones de educación superior, así como en los centros de investigación y dependencias de gobierno, sobre todo en el área científica, ha generado un desafío cada vez mayor para las organizaciones, ya que cada vez es más grande la cantidad de información que se debe registrar, organizar, publicar y preservar.

Este desafío no solo se presenta en el ámbito tecnológico, sino que ha implicado que las organizaciones se vean forzadas a crear nuevos equipos de trabajo, nuevas metodologías de publicación, nuevos modelos de protección a la propiedad intelectual y nuevos estándares, que faciliten el intercambio y la visibilidad de la información por parte de los usuarios finales.

Entre las soluciones más ampliamente extendidas y sobre las cuales ya se encuentran trabajando las organizaciones de diversos tipos alrededor del mundo, se encuentra la implementación de Repositorios Digitales.

¿Cuáles son los objetivos que persigue un Repositorio Digital?

La creación de un Repositorio Digital obedece a tres objetivos principales:

1.- Recopilación y organización: Para facilitar la recolecta de los contenidos digitales, preferentemente desde el momento en que estos son creados, así como de todos aquellos datos que permitan describir claramente estos contenidos, para que al momento de ser almacenados se encuentren organizados de forma que sea fácil para cualquier usuario localizar la información a través de un lenguaje estandarizado.

2.- Visibilidad y acceso: Debe permitir que tanto las personas, como los sistemas informáticos puedan acceder a los datos descriptivos y a los contenidos completos, cuidando su seguridad, promoviendo el respeto a los derechos de autor e incrementando la visibilidad de la información.

3.- Preservación y mantenimiento: Se enfoca en proporcionar las herramientas necesarias que permitan garantizar la seguridad de los documentos, así como la preservación de los contenidos en el largo plazo, incluyendo la transformación o migraciones que sean necesarias a partir del avance tecnológico.

¿Se trata de un proyecto de software?

Actualmente existe una gran cantidad de información general acerca de qué son los Repositorios Digitales, así como tecnologías y servicios de implementación, sin embargo es muy importante tomar en cuenta que la instalación y configuración de una herramienta de software es apenas una pequeña parte del proceso, ya que hay una gran cantidad de aspectos que las organizaciones deben tomar en cuenta para asegurar un sistema que garantice su efectividad, su permanencia a largo plazo y sobre todo su capacidad para interoperar con diversos tipos de sistemas, ya sean internos o externos, nacionales o internacionales, por lo que más que un proyecto de software, debe considerarse como un proyecto institucional, que requiere el apoyo y la participación de varios niveles dentro de la organización.

¿Qué aspectos se deben considerar para contar con un Repositorio Digital Interoperable?

1.- Respecto a la organización:

  • La institución debe asegurarse de contar con procesos y una metodología que le permita recolectar la información desde su origen, preferentemente favoreciendo el auto depósito por parte de los usuarios.
  • La institución debe verificar qué tipo de derechos rigen en cada documento que se recopila, de forma que el sistema los controle correctamente.
  • Debe definirse un esquema detallado de roles y funciones que darán mantenimiento y continuidad al proyecto.
  • Deben detallarse los flujos y procesos de trabajo, así como integrarse a los manuales de operación institucionales.
  • Deben incluirse los programas de desarrollo de competencias y habilidades para todos los participantes en el proyecto.

2.- Respecto a los contenidos:

  • Es fundamental que la institución organice los contenidos de acuerdo a su tipología, preferentemente apegándose a lineamientos existentes, ya sean internos, nacionales o internacionales.
  • Se debe considerar que toda la documentación publicada debe contar con la protección de derechos que haya sido definida por el autor y por la institución.
  • Debe definirse una metodología adecuada de catalogación de la información, incluyendo el manejo de archivos, el uso de esquemas de metadatos y el uso de lenguajes de marcado.
  • Deben definirse los procesos necesarios de preservación de los contenidos, incluyendo las transformaciones necesarias para migrarlos hacia nuevos formatos que surjan en el futuro.

3.- Respecto a la tecnología:

  • Realizar una planeación detallada de los requerimientos tecnológicos.
  • Seleccionar el sistema a utilizar de acuerdo con las necesidades de largo plazo de la organización.

4.- Respecto a normatividad:

  • Considerar el uso de vocabulario controlado apegado a estándares internacionales para los principales descriptores (autores, áreas temáticas, idiomas, países, formatos de archivos, fechas, etc.)
  • Incluir el uso de identificadores únicos internacionales para cada documento.
  • Considerar que el sistema esté apegado a normativas de intercomunicación internacionales de acuerdo con las necesidades de la organización.

¿Quieres comentar con nuestro equipo de expertos tus dudas? Webinar de participación gratuita

Para profundizar más en el tema, realizaremos un webinar virtual en el que los asistentes podrán plantear dudas y comentarios.  La sesión es totalmente libre. Se realizará el próximo jueves 3 de julio a las 9:30 horas de México (16:30 España. Para el resto de países ver diferencia horaria con México) y tendrá una duración de 90 minutos.

Por favor, registra tus datos en el siguiente formulario para inscribirte y te haremos llegar la URL de acceso. Puedes incluso escribir tus dudas para poder preparar las respuestas y hacer más productivo el Webinar.

Damos las gracias a Araceli Olivo por compartir su experiencia y elementos clave a tener en cuenta en un proyecto de implantación de un repositorio digital institucional.





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Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es  / @InfoPractico

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