En este punto y si todo ha progresado adecuadamente el proyecto se debe concluir de una forma ordenada. Las fases principales de la conclusión podrían ser:
- Evaluación del grado de éxito de la planificación y ejecución (Ciclo de vida del proyecto)
- Documentar el proyecto
- Emitir el informe final
- Obtener la aceptación
Con este método formalizaremos el cierre ordenado de muchas actividades propias o con terceros.
- El gerente del proyecto y personas con responsabilidad delegada deberán ir cancelando las relaciones con proveedores o fabricantes. Por ejemplo, si en nuestro proyecto de organización documental hemos tenido que contratar un servicio de transporte semanal de documentos, deberemos dar por concluidos los servicios y la relación contractual.
- En el capítulo de recursos humanos, deberemos ir dando de baja al personal asignado a este proyecto, en el caso de la consultoría se contrató a un técnico para entrevistas de toma de datos y un recurso auxiliar para la grabación.
- El gerente del proyecto deberá asegurarse que todas y cada una de las entregas han sido efectuadas en plazo, calidad y coste.
- El gerente, una vez revisado el punto anterior solicitará al cliente la aceptación del proyecto.
- Se pondrá a disposición del cliente de forma ordenada y accesible toda la información relativa al proyecto (documentos, registros, bases de datos, informes, etc.) para que el proyecto quede documentado.
- Se procederá además a eliminar toda la información de soportes informáticos o físicos propios o de terceros que han participado en el proyecto, ya que la propiedad de la información y sus resultados derivados son propiedad del cliente.
- Se llevará acabo una reunión, con informe final, aceptación y acta para cerrar formalmente el proyecto.
- Se darán por finalizadas las relaciones internas y externas.
En las próximas entradas trataremos varios aspectos más de la fase de conclusión.
Emilio Sanz, fecit.
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