Son muchos los tipos de informes que se pueden presentar al Comité de Dirección del proyecto, pero soy de la opinión que deben ser sencillos, legibles y homogéneos a lo largo del mismo para permitir una comprensión inmediata del grado de avance sobre los objetivos planificados.

No obstante el gestor del proyecto debe controlar todas las informaciones con el detalle de actividad o tarea, de acuerdo con la planificación diseñada y las principales variables de recursos humanos, materiales, tiempo y coste.

Veamos un guión sencillo de contenidos para una reunión regular de seguimiento:

• Análisis del progreso
• Estado de la planificación
• Resumen de las tareas principales ejecutadas en el periodo
• Hitos alcanzados
• Entregas realizadas
• Relación de incidencias en el periodo y estado actual de las mismas
• Hitos y entregables previstos para el próximo periodo
• Evaluación de cambios, estado (aceptado, pendiente…) e impacto de cada uno
• Revisión del plan de riesgos: estado de riesgos, identificación de nuevos riesgos potenciales y toma de decisión sobre medidas de prevención o contingencia a seguir
• Análisis de las desviaciones así como de las medidas correctoras identificadas

El tipo de proyecto, su dificultad y objetivos nos obligarán a detallar más o menos informaciones. A lo largo del ciclo de vida del proyecto se pueden producir cambios, por diversos motivos que pueden afectar al plazo, al alcance, al coste…

Veamos como gestionar cambios de una forma ordenada y el riesgo que supone no hacerlo.

Emilio Sanz, fecit.