El seguimiento consiste básicamente en el análisis de la información generada en el proyecto, para la identificación temprana de riesgos y desviaciones respecto al plan. Por su parte el control comprende el desarrollo de las actuaciones para conseguir que lo planificado y esperado ocurra.

Por lo tanto, controlar un proyecto no significa sólo identificar las desviaciones y tomar una actitud pasiva ante las mismas, sino que la esencia del control supone indagar en las causas de la desviación, definir las acciones para eliminarlas o minimizar sus efectos, e implantarlas.

Personalmente me gusta establecer un sistema de seguimiento y control que denomino en capas, de lo más particular a lo más general, controlando desde los detalles diarios del proyecto hasta los más generales.

Por ejemplo imaginemos que estamos en un proyecto de organización de un fondo archivístico de naturaleza administrativa en un organismo público. Las tareas básicas son: identificación, clasificación, descripción, instalación de documentos y grabación de índices en una base de datos, para un volumen de 900 metros lineales y un plazo de 8 meses. Deberé disponer de una planificación y alcance para cada tarea, con el esfuerzo estimado en horas.

Mi sistema de control deberá permitirme seguir esa evolución en el tiempo, conociendo la imputación diaria de horas de los técnicos para cada tarea y así verificar el grado de avance y las estimaciones de desviación. Las herramientas de control no deben convertirse en algo obsesivo, sino suficientes para poder dar una respuesta adecuada en todo momento.

La información debe plasmarse en informes de seguimiento, sencillos y con la información adecuada.

Este será el tema de la siguiente entrada.

Emilio Sanz, fecit.