Siguiendo nuestra filosofía de simplicidad y operatividad, una reunión pasará por cuatro fases principales:
- Preparación: en la que deberás confeccionar un guión y obtener un orden del día con objetivos realistas y abarcables.
- Convocatoria: convocarás a aquellas personas que consideres necesarias, no a todos/as los que participan en el proyecto.
- Agenda: haz la reunión en el momento oportuno, es decir cuando el contenido de la reunión tenga una vinculación cronológica y de fase de proyecto lógica, veremos un ejemplo a continuación.
- Coordinación: tu vas a liderar y coordinar la reunión, haz una agenda sencilla, incluye los puntos a tratar, los resultados esperados o necesarios y los puntos de comprobación y seguimiento.
Veamos un ejemplo muy simple de una reunión en el marco del proyecto que hemos ido analizando estos meses. Es muy conveniente una vez aprobado un proyecto tener una «reunión de puesta en marcha», en la que el Comité de Proyecto se debe reunir para asegurar que todo lo esencial e importante ha sido verificado.
Esta convocatoria deberá contemplar una lista de asistentes, un lugar y una fecha de convocatoria. Un contenido general podría ser el siguiente:
- Validar y/o modificar la planificación inicial, para determinar el calendario de trabajo definitivo
- Validar el plan de trabajo y el proceso técnico propuesto
- Planificar los aspectos logísticos necesarios y determinar las zonas de trabajo del equipo de proyecto
- Verificar el plan de incorporación de medios materiales necesarios
- Verificar el plan de incorporación de recursos humanos
- Resolución de otras dudas
- Concretar y aprobar la fecha de inicio de proyecto
Seguimos viendo temas de reuniones.
Emilio Sanz, fecit.
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