Si hemos conseguido llegar hasta este punto se debe a que la propuesta ha sido aprobada y dotada de recursos humanos, materiales y un plazo. No obstante, debemos hacer una reflexión ya que se pueden dar dos situaciones:
a.- El planteamiento ha sido aprobado tal y cómo lo hemos propuesto y por lo tanto, procederemos a ejecutar el proyecto contra el plan diseñado.
b.- Puede ocurrir y es muy habitual, que haya sido aprobado con nuevas condiciones o limitaciones respecto al plan inicial. Como ya hemos visto a lo largo de las entradas anteriores, esta situación implica un cambio de contexto y puede afectar a las variables de planificación estimadas (presupuesto, plazo, objetivos, calidad…). Es fundamental que cualifique y cuantifique el cambio para introducirlo en las herramientas de planificación y valorar el resultado. Imagine que el presupuesto de recursos materiales se lo han reducido a la mitad. Deberá priorizar las inversiones y valorar si con esos medios puede alcanzar los objetivos iniciales evitando hacer un informe de quejas sin soluciones:
- Inviabilidad de proyecto: demostrando los motivos, con cifras y estimaciones y planteando los requsiitos mínimos para hacerlo viable.
- Proyecto viable: informando cómo afecta el nuevo contexto y estimando los resultados a obtener, frente a los previstos inicialmente. Por ejemplo, imagine que la toma de datos no se puede hacer al 100%, sino que la realizará al 50% haciendo una extrapolación del resto de la información, lógicamente esto afectará a la calidad de los datos, pero puede ser suficiente.
Superado este control deberá ir poniendo en marcha todo el plan a lo largo de la línea del tiempo (el plazo), aprovisionando el proyecto en cada etapa con los medios humanos y materiales requeridos. Cada tarea se irá ejecutando con sus variables de planificación (duración, coste, responsable, resultados…).
Siempre he defendido que no se puede gestionar nada que no se pueda medir y comparar. Desconfío de un gestor cuando no es capaz de dar una respuesta con parámetros de medición y comparación sobre la gestión de la que está responsabilizado. Os pongo un ejemplo de esto. Preguntamos a nuestro gestor ¿cuál es el grado de avance de la actividad «toma de datos»?:
- Un mal gestor responde: «Va muy bien»
- Un buen gestor responde: Completada al 85%, con un riesgo de desviación de 1% equivalente a dos jornadas de trabajo que se tratará de corregir ajustando los tiempos de entrevista.
Emilio Sanz, fecit.
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