Presentar una propuesta

Presentando una propuesta

En este punto del proyecto, nuestro responsable de gestión documental y archivos ya dispone de un material bastante consistente para defender una propuesta seria, cuantificada, cualificada que es justo lo que sus jefes esperan de él. Fíjate que diferente es esto que se ha conseguido frente a una lista insufrible de problemas que no aporta nada más.

No se debe descuidar en ningún caso esta parte ya que no es nada fácil comunicar todo el material que tenemos de una forma amena y comprensible para un público no especialista. Deberás sacar tus mejores herramientas de comunicación. Si no tienes experiencia es una faceta que es necesario entrenar, se ha escrito muchísimo material sobre este asunto, así que no te encontrarás sólo, todo está en los libros, internet y en el día a día.

Ten en cuenta que reunirás en una presentación al Comité de Dirección y casi con seguridad sólo tendrás una oportunidad, por lo tanto es importante preparar la misma y evitar improvisaciones. Veamos algunos aspectos importantes:

  • Previamente habrás documentado todo en una propuesta técnica, más profunda, argumentada, cualificada y cuantificada que te servirá de base para extraer lo importante a comunicar.
  • Presenta la información en un resumen a través de una herramienta estándar de presentaciones tipo Powerpoint que todo el mundo pueda posteriormente examinar.
  • Procura exponer la información en 30 minutos o a lo sumo 45, por encima de ese tiempo la atención del auditorio será menos intensa.
  • Evita la terminología técnica y trata de dar respuesta a aquello que te preguntaron respecto al proyecto, ¿recuerdas? “Tu pesadilla casi siempre empieza por C” .
  • Identifica el proyecto de forma clara y entendible.
  • Delimita esta etapa en el conjunto de fases del proyecto, no olvides lo que has aprendido sobre EDT. 
  • Expón las actividades principales de forma comprensible.
  • Presenta la planificación (Diagramas de Gantt).
  • Presenta el resumen del presupuesto con sus principales partidas.
  • Sintetiza las amenazas y oportunidades.
  • Haz una propuesta de próximos pasos, es decir, se proactivo. 

Este puede ser un punto de partida válido, pero no el único, crea la propuesta de acuerdo con el contexto, pero se capaz de transmitir lo más importante, la necesidad de que el proyecto siga adelante y que disponga de financiación.

Veamos en la siguiente entrada un resumen de esta primera gran fase que hemos revisado someramente. 

El Escribano fecit