En muchas ocasiones nuestro archivero se va a encontrar con la incómoda situación de tener que valorar algo que no conoce con detalle, básicamente porque no lo hace con frecuencia y por lo tanto no tiene un criterio más o menos objetivo.
En alguna ocasión, en trabajos de consultoría, cuando estaba entrevistando a usuarios para cuantificar algo me encontraba con respuestas como «mucho», «poco», «bastante»… pero no nos valen, ya que son criterios no cuantificados que no permiten realizar simulaciones. Debemos evitar también la situación de no tener ningún dato o un dato igual a 0. Para superar esto existen las estimaciones y como mejor estrategia para aplicar las mismas, el sentido común.
Veamos un ejemplo práctico. Para el estudio de análisis de situación actual y propuestas de mejora nuestro archivero se ha comprometido a hacer como primera actividad un informe de toma de datos de contenido técnico-documental.
Yo siempre recomiendo que este tipo de toma de datos sean presenciales y bajo la responsabilidad de un consultor experto en materia documental. Evita enviar formularios para que te lo rellene el usuario, no entenderá nada y además no le prestará atención.
Para llevar a cabo esta toma de datos deberé hacer:
- Un formulario/s de toma de datos
- Conocer en número de unidades organizativas objeto de análisis
- Estimación de entrevistas por unidad organizativa
- Estimación de tiempo medio por entrevista
- Diseño de herramientas de análisis y carga en la misma de los datos recabados
- Edición de informes de análisis y corpus de datos anexos.
El formulario de toma de datos, deberá contener al menos tres tipos de informaciones, para poder llevar a cabo un análisis coherente:
- Datos de control del formulario: datos de la unidad, nombre de personas entrevistadas, fechas, direcciones…
- Datos cualitativos: tipología documental, procesos, normas…
- Datos cuantitativos: volumen documental, frecuencia de uso, crecimiento del fondo…
Continúa en la siguiente entrada.
Emilio Sanz, fecit.
Hola estoy haciendo una tesis de estimaciones y necesito saber qué indicadores debo tener en cuenta a la hora de estimar una consultoría de procesos, este artículo me ha dado ideas pero aún tengo muchas dudas, si pudieran ayudarme con el tema se los agradecería.
Chai
Buenos días Claudia
Te contesto en esta entrada a los dos comentarios que has enviado que tratan de la misma materia. Entiendo que eres una especialista si estás abordando una tesis y no se si puedo aportar algo novedoso a tu trabajo. Aun así te dejo mi comentario por si te resulta útil. En cualquier caso alguno de nuestros lectores/as igual te puede orientar con más precisión.
No estoy seguro de entender bien tu comentario cuando escribes “estoy haciendo una tesis sobre estimaciones y necesito saber sobre los indicadores que debo tener en cuenta a la hora de estimar una consultoría”
De forma genérica para mi un indicador es un dato o grupo de datos que te permite medir y comparar objetivamente un proceso completo, una actividad o incluso una tarea de detalle.
¿Qué debo medir y cómo? Creo que como en otros casos que hemos comentado eso te lo dice el proyecto, sus metas y objetivos.
Imaginemos que estamos diagnosticando los procesos de atención al ciudadano en una organización pública. Se trata de un servicio multicanal (telefónico, web, presencial…). Por ejemplo uno de los indicadores que mediré y compararé serán los tiempos de atención telefónica: tiempo hasta que el operador o el IVR descuelga, tiempo medio de llamada, perdida de llamadas…
Es decir el dato o información a medir lo obtienes en el contexto del proyecto. Genéricamente el tipo de indicadores que puedes manejar podrían ser por ejemplo:
-Indicadores de cumplimiento
-Indicadores de evaluación
-Indicadores de eficiencia
-Indicadores de eficacia
-Indicadores de gestión…
Lógicamente los indicadores no deberían ser especialmente complejos sino adecuados, sencillos, precisos, objetivos…
Para establecer los indicadores de forma oportuna debe existir una reflexión sobre qué medir, dónde, cuánto, quién, cómo, frecuencia, modelo de análisis y comparación etc.
Espero que la reflexión sea útil para tus propósitos.
Recibe un cordial saludo, El Escribano.
Muchísimas gracias!!!!! Muy útil su comentario y disculpe la demora en agradecer.
Chai