Matriz de decisión

No todas las partes que conforman un problema tienen la misma importancia. No obstante, no es tan sencillo y simple como eso, ya que la criticidad de un problema depende en muchos casos de múltiples variables. Vamos a utilizar al menos tres variables que considero importantes ponderar para identificar la posible oportunidad de resolver un asunto.

Usaremos una matriz de decisión. Es una técnica aplicable en muchos campos para tomar decisiones entre varias alternativas posibles. Se utilizan valores numéricos para dar peso a cada elemento objeto de análisis.

Recordemos que hemos identificado en nuestro servicio de archivo una serie de debilidades:

  • Inexistencia de recursos humanos especializados
  • Inversiones insuficientes
  • Ausencia de normativa corporativa de gestión documental
  • Desconocimiento de la situación actual
  • Insuficiente formación del personal de gestión
  • Falta de organización del fondo documental
  • Carencia de espacio e instalaciones inadecuadas

Necesito saber por dónde puedo empezar. Utilizaré tres variables:

  • Prioridad: desde nuestro punto de vista como técnicos de archivos, debemos tener claro la prioridad para poder dar servicio. Por ejemplo ¿debería desarrollar en primer lugar una campaña de formación del personal de la organización relativa a la gestión documental corporativa cuando no dispongo de procedimientos de gestión documental corporativos o un fondo documental instalado y operativo?
  • Criticidad: es decir, aquellas circunstancias que ponen en peligro el plan previsto.
  • Oportunidad: pueden darse contextos favorables en la organización que faciliten la resolución de un asunto. Imagina que hay una posibilidad de compra de equipos de reprografía y se está sondeando a los distintos departamentos que deben justificar su compra. Esto es para nosotros una oportunidad que puede dotarnos de determinadas infraestructuras que no considerábamos prioritarias.

Veremos la matriz en la siguiente entrada.

Emilio Sanz, fecit.

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