Análisis de la incidenciasUna vez identificada la existencia de una incidencia debemos ser proactivos para evitar que se convierta en un problema.

El proceso en cinco pasos que estamos comentando hace necesaria una toma de decisión por parte de algún miembro del equipo o de la dirección del proyecto (dependiendo de la naturaleza y alcance de la misma y de los niveles de responsabilidad definidos).

Para reducir las incertidumbres de la toma de decisión es imprescindible, al menos, un análisis bien enfocado para tratar de obtener la siguiente información:

1.- Análisis del origen, causa y consecuencias

Imagine que ha grabado 1.500 expedientes de contratos de proveedores, aproximadamente el 10% de las existencias totales, en una base de datos de expedientes de contratos de un archivo administrativo. Cuando hace un control de calidad se da cuenta de que el índice de error en la recuperación supera el 25%. El motivo puede no ser sólo uno, sino una combinación de fallos en los procesos de producción como, por ejemplo, la inexistencia de una norma homogénea para la grabación de datos de los expedientes y una formación deficiente del personal técnico de grabación.

2.- Identificación y valoración de riesgos derivados

Este nivel de calidad incumple el acuerdo de nivel de servicio que tiene fijado para esta actividad en el proyecto. Es necesario detener el proceso de grabación para estimar las consecuencias y riesgos derivados.  Esta valoración debe ser tanto cualitativa como cuantitativa respecto al impacto en las variables básicas del proyecto: plazo, calidad y presupuesto en uno o varios escenarios.

Con esta información será más sencilla y acertada la toma de decisiones y será posible abordar el siguiente paso: actuar sobre la incidencia.

No olvide documentar cuidadosamente todo el proceso de gestión de la incidencia. Se trata de una información de notable valor que mejorará la calidad de su proyecto y la productividad del equipo implicado.

Emilio Sanz, fecit

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