No queremos terminar la subfase de organización sin hacer una reflexión sobre la distribución de las tareas.

Si bien el gestor puede tener muy claro quién debe hacer cada tarea en función de los perfiles y responsabilidades definidos, pudiera ocurrir que no supiera transmitirlo de una forma eficiente a su equipo y el resultado final sería el caos. Nada se da por supuesto en la gestión del proyecto.

Pero no se trata sólo de decir a alguien qué debe hacer, sino dotarle de todo lo necesario para hacerlo. Por lo tanto, si carece de método pudiera ocurrir que:

• No estuviera clara la asignación de la tarea a un miembro de su equipo para que se responsabilice de su ejecución.
• Los medios necesarios para ejecutar la tarea pudieran no haber sido definidos con detalle o no estar disponibles.
• Hubiera una ausencia de variables cualitativas y cuantitativas para medir la tarea y comparar con los resultados esperados.

Por último y más importante: ¿Es realista la tarea? ¿Se puede ejecutar y gestionar en este ámbito de indefinición? ¿Es capaz de valorar los posibles escenarios de riesgo?

CONTRAMEDIDA

Huyendo de la complejidad y aplicando el sentido común, elabore un registro estándar, sencillo y comprensible, para asignar las cargas de trabajo que:

• Identifique la tarea de forma inequívoca
• Asigne un responsable
• Incluya los medios para su ejecución
• Contemple los indicadores de seguimiento
• Compare su grado de avance

Creará las condiciones necesarias para tener su proyecto perfectamente monitorizado y podrá responder a cualquier demanda de información sobre el estado del mismo.

Emilio Sanz, fecit.