En ocasiones se considera que el plan general que habitualmente ilustra un escenario global es suficiente para ejecutar un proyecto, pero no es así. La planificación exige un mayor detalle para poder, posteriormente, organizar, controlar y concluir con éxito.
Si no existe detalle, la planificación es ambigua y la calidad de la información de las variables más importantes del proyecto (plazo, calidad y coste) es deficiente.
Pero vayamos un poco más allá. Al no tener desglosadas las actividades y tareas en que se debe ir descomponiendo cada objetivo identificado:
- ¿Cómo calcula el plazo y el coste de cada tarea?
- ¿Qué relación existe entre una tarea y otra?
- ¿Quién es el responsable de su ejecución?
- ¿Cómo puede afectar el retraso en una tarea?
- ¿Es está tarea más crítica que otra?
- ¿Qué coste tiene esta actividad y cada tarea que la compone?
Veamos un ejemplo. Supongamos que el plan general contempla en el proyecto de digitalización de pólizas de seguro un control de calidad visual de las imágenes digitalizadas:
- ¿Sobre todas las pólizas, o se trata de un porcentaje?
- ¿En qué momento del proceso de producción?
- ¿Qué perfil lo hace, el operador de escáner, el grabador de datos, otros?
- ¿Quién define la muestra?
- ¿Cuánto cuesta el control de calidad visual?
- ¿Cuánto se tarda en verificar 100 imágenes? ¿y 10.000?
- ¿Cuándo se considera que la calidad no es aceptable?
- ¿Este rechazo afectaría a otras tareas?
- ¿Cómo y cuánto?
En definitiva, si alguien decide asignar a un gestor de proyecto la responsabilidad de ejecución sin una planificación de detalle, habrá traspasado una bomba de relojería. Un flaco favor para todos.
CONTRAMEDIDAS
Antes de analizar las contramedidas hagamos un pequeño ejercicio de síntesis de lo que deberíamos tener en este punto en nuestras manos, entre otras cosas:
1.- Metas.
1.1- Objetivos
1.1.1- Actividades
1.1.1.1- Tareas
Este es el mapa de ruta correcto. Desde los objetivos hasta las tareas deben ser SMART (específicos, medibles, asignables, realistas y ligados al tiempo).
Volviendo al contenido de hoy, debemos obtener una EDT que tome como referencia cada objetivo, los desglose en una o varias actividades y cada actividad en una o varias tareas.
El nivel de detalle deseado es el que permite que una tarea se convierta en un PAQUETE DE TRABAJO ASIGNABLE Y MEDIBLE.
Recuerde además que cada tarea debe estar cuantificada en plazo de ejecución y en coste. Veamos un ejemplo sencillo:
- Tarea: control de calidad visual de un lote de 100 imágenes
- Responsable: técnico de calidad II
- Tiempo medio de ejecución: 68 segundos
- Coste: 0,25 euros
No olvide que cada tarea tiene un coste, no existen tareas sin plazo ni coste. Considere siempre, al menos, costes de recursos humanos, recursos materiales, otros costes directos y la parte proporcional de gastos generales de su organización.
Es evidente que generalizar puede ser sencillo, pero el detalle exige conocimiento y especialización.
Sin embargo, este nivel de detalle. cada vez más clarificador, es todavía inconsistente porque carece de secuencia temporal y la criticidad de cada elemento no está ponderada.
Emilio Sanz, fecit.
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