En este punto y con el compromiso adquirido nuestro archivero va a poner sobre la mesa un plan. Es un tipo inteligente y no piensa sólo en el corto plazo, sino en el medio y largo. Por lo tanto, lo que va a hacer es enmarcar la acción inmediata que tiene comprometida con su jefe (recordemos) en un plan general de largo plazo, como una fase más.
Tan necesario es ser un buen técnico en archivos y gestión documental, como un hábil comunicador de ideas. De forma sencilla debemos ser capaces de que los «no especialistas» entiendan qué queremos hacer, sobre todo aquellos que deben proveernos de medios para ejecutar nuestro trabajo.
El plan general de largo plazo es:
1.- FASE DE ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTA DE PLAN DE ACTUACIÓN: cuyo objetivo es conocer la situación actual, cuantificada y cualificada y proponer un plan director para el conjunto del servicio.
2.- FASE DE ORGANIZACIÓN: cuyo objetivo es realizar el tratamiento adecuado del fondo documental para hacerlo operativo en la organización.
3.- FASE TECNOLÓGICA: para dotar al proyecto de la tecnología documental que permita hacer el servicio eficaz y eficiente.
4.- FASE INFORMATIVA: el servicio de archivo y gestión de documentos es corporativo y deberá ser suficientemente publicitado en la organización, antes de su puesta en marcha.
5.- FASE FORMATIVA: dotar a la gestión documental de normas y procedimientos homogéneos para toda la institución, no debes olvidar que ésta es una función de naturaleza transversal.
6.- FASE DE SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA: análisis constante del servicio para identificar oportunidades de mejora y justificar su implantación.
Emilio Sanz, fecit.
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