Diagramas de flujo

Es muy recomendable para la descripción, presentación, comunicación y mejora de los procesos, su representación gráfica a través de un diagrama de flujo. Por poner un ejemplo que todos entenderemos muy bien, en un informe o memoria de servicio es aconsejable detallar en una tabla la evolución de la consulta y préstamo de documentos originales de nuestro archivo, pero es imprescindible representarla en una gráfico de curvas  para un período dado de tiempo, sencillamente porque se entiende y asimila con un esfuerzo infinítamente menor.

No se trata de ninguna ciencia insondable, las aplicaciones ofimáticas habituales en entorno MS Windows o Linux facilitan herramientas completas para este tipo de diagramas, con plantillas y sistemas de ayuda bastante completos. Como todo, requiere cierto entrenamiento, pero una vez aprendido es una magnífica utilidad a incorporar a la caja de herramientas de un gestor de información.

Al final, en el diagrama de flujo del proceso tenemos que poder comprender las secuencias lógicas del mismo, sus condicionantes, los agentes que intervienen, las salidas y entradas de información, etc.,  es decir, debe ser una representación completa de lo que ya hemos descrito.

En tus sesiones de mejora continua podrás distribuir la información en fichas. El esfuerzo de asimilación de la información por parte de los interlocutores vinculados a los procesos de mejora se reduce. Otro ejemplo práctico: imagina que tu servicio de gestión documental corporativa crece y te autorizan a incorporar nuevos recursos que necesariamente debes formar ¿te imaginas trasladar parte de la información de esta manera? Seguro que la curva de aprendizaje se aplana sensiblemente y tu recurso será productivo en un menor plazo de tiempo.

Como siempre hemos defendido, incorporemos a nuestra práctica diaria todo lo que veamos útil en cualquier ámbito del conocimiento. Es una de las ventajas de la globalización del talento.

Seguimos comentando cuentiones de interés en la gestión por procesos.

Emilio Sanz, fecit.

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