Partes de un proceso

Creo que una de las ventajas de la gestión por procesos es la definición de cada uno de los elementos de forma individualizada. Esto nos permite aproximarnos metodológicamente a cada elemento ahorrando mucho esfuerzo.

Casi todo gira en torno a los procesos pero ¿qué conforma un proceso?

Podemos tener un proceso de transferencia de documentos, un proceso de consulta y préstamo de expedientes, un proceso de expurgo, un proceso de compra de material, un proceso de incorporación de recursos humanos, un proceso de…

Vamos a lo sencillo. Un proceso se compone básicamente de:

Objetivo: el proceso se implementa en la organización o servicio con una finalidad concreta.

Propietario: alguien en la organización es responsable del proceso globalmente. Si una transferencia de documentos no ha sido exitosa el proceso debe apuntar a un responsable.

Requisitos: para que el proceso se ponga en marcha se deben desencadenar unos requisitos iniciales. Un proceso de préstamos de documentos originales del archivo se desencadena porque se recibe una petición formalizada de acuerdo a un procedimiento reglado.

Salida: como resultado de la ejecución del proceso se produce una respuesta o salida. Puede ser un producto o un servicio.

Cliente: siempre existe un cliente receptor de la salida del proceso. Un juez recibe un documento original de un archivo de una Consejería como prueba porque ha formalizado una petición de acuerdo con un procedimiento judicial que le habilita para ello.

Proveedor: el proceso puede requerir para su ejecución de la existencia de proveedores de productos o servicios que serán transformados por el proceso para obtener una salida.

Inicio: la primera tarea del proceso marca el hito de inicio temporal del mismo.

Fin: la última tarea del proceso marca el hito de finalización del mismo.

Ahora miremos, por ejemplo, nuestros procesos corporativos de gestión documental. Igual desde este punto de vista hasta nos parecen más sencillos de entender, más fácil establecer mejores modelos de gestión y, sobre todo, un buen punto de partida para mejorarlos y evolucionarlos.

Seguimos hablando de procesos.

Emilio Sanz, fecit.

One Response to ¿De qué se compone un proceso?

  1. Alexander Fernández dice:

    Te felicito Emilio Sanz, por tu valioso aporte. Si pudieses dejar un ejemplo de inicio a fin de un proceso de compra, o de servicio.
    Gracias

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