Incontables definiciones y matices, casi como tratar de explicar qué es el amor. Bien es cierto que personalmente esto último me interesa más aunque este no es el foro más adecuado, salvo que lo enfoque hacia algo parecido a “el amor hacia los procesos”. Es un mal chiste y por eso tengo un blog tan serio, así que vamos a lo nuestro.

No me voy a detener en la definición ideal si no dos que he encontrado por la red haciendo una búsqueda general:

«Un proceso (del latín processus) es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Este término tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice» (wikipedia).

“Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido” (Inmaculada Blaya Gestión por procesos. Oficina de gestión y control de la calidad. Universidad Miguel Hernández).

En las organizaciones los procesos se pueden encuadrar en tres categorías:

• Estratégicos: proporcionan directrices a los demás procesos (leyes, normas…).
• Fundamentales: conforman los diferentes ámbitos del servicio o del producto
• Soporte: sirven de apoyo a los procesos fundamentales.

 Por ejemplo:

• Estratégicos: la normativa corporativa de gestión documental de la Organización que además está condicionada por una normativa específica del Ministerio de Transportes.
• Fundamentales: procesos de custodia, digitalización certificada y expurgo documental.
• Soporte: procesos de provisión de servicios generales.

Los procesos para poder ser gestionados deben ser medidos con indicadores de productividad y calidad. Tienen además un resultado esperado y el mismo debe añadir valor al cliente final.

Volviendo por lo tanto a nuestro enfoque parece un magnífico método a considerar para orientar el servicio en materia de gestión documental.

Seguimos aproximándonos a la cultura de gestión por procesos.

Emilio Sanz, fecit.