Curiosamente uno de los contenidos que con el paso de estos dos años de experiencia con el blog reciben más consultas es una entrada que en su momento publicamos para tratar de aclarar dos conceptos a mi entender muy importantes cuando acometes un proyecto qué es una meta y qué son objetivos.

En el contexto de la gestión por procesos esos conceptos siguen estando muy vigentes. Si soy el responsable de un servicio de gestión documental corporativo o de cualquier otro tipo antes de acometer cualquier acción debería tener muy clara al menos mi meta y objetivos de partida que evolucionarán con el paso del tiempo hacia algo más complejo, condicionado por nuevas necesidades y por el contexto socio-económico en el que se desarrolla la actividad de mi empresa u organización.

Si no tienes claro ese punto de partida probablemente tus primeros movimientos serán erráticos e incurrirás en gastos e inversiones no muy bien orientadas. En muchas ocasiones algunos responsables te devuelven el reto con una afirmación del tipo ” nadie me ha dicho qué tengo que hacer“.

Desde mi punto de vista tenemos dos alternativas:

a.- No hago nada o más bien poco y me quedo durmiendo el sueño de los justos hasta que alguien diga algo y vamos improvisando arropándonos en el escudo de “nadie me ha dicho qué tengo que hacer”.

b.- O bien tomo la iniciativa y defino un plan de partida realizable, sencillo, bien hecho, asumible en costes y que de resultados a corto plazo tangibles. Se supone que si eres la persona adecuada para el puesto que ocupas además de conocimiento tienes actitudes y aptitudes como buen gestor.

Por lo tanto parece claro que primero debes definir una:

• META y
• OBJETIVOS

Como resultado de esta reflexión tendrás al menos un plan de partida que de respuesta a:

1.- Qué hacemos: desarrollando un catálogo de productos y servicios.

2.- Cómo lo hacemos: diseñando los procesos necesarios dotados de todos los medios y compromisos para prestar un servicio excelente

3.- Para quién lo hacemos: es decir nuestros clientes (usuarios internos de nuestra organización, ciudadanos, otras empresas, instituciones…)

Al menos presentamos una propuesta razonada (técnicamente viable), cualificada (haciendo destacar los beneficios) y cuantificada (conociendo los costes), de tal forma que nuestra proactividad y motivación respecto al reto quedan demostradas y de esta forma al menos tenemos muchas más posibilidades de seguir adelante con el proyecto.

Continuamos profundizando en las siguientes entradas.

El Escribano, fecit.

 Como hemos venido comentando ponemos en marcha la tercera convocatoria del Taller Práctico que vamos a comenzar en las próximas fechas (aproximadamente hacia finales septiembre), es una práctica gratuita y están disponibles plazas libres.  Además estamos trabajando en un taller cuya práctica no trata sobre un supuesto de gestión documental sino que utiliza un supuesto de propósito general para aquellos de vosotros que estéis interesados en trabajar las habilidades de dirección y gestión de proyectos y no sois especialistas en gestión documental (estimamos ponerlo en marcha hacia la primera quincena de octubre).

Respecto a la tercera convocatoria del Taller Práctico (gestión documental) os facilitamos como en otras ocasiones la información básica:

Título del taller y descripción:

Taller práctico sobre gestión de proyectos aplicado a un supuesto documental de propuesta de plan de implantación y valoración relativo a un servicio de inventario somero y cotejo en un archivo de pólizas de seguro (definición, planificación, cargas de trabajo y costes, organización, control y resumen ejecutivo de la propuesta)

Perfil del participante: 

Técnicos documentales, responsables de equipos de trabajo, responsables de proyectos, gestores de proyectos que impliquen análisis, implantación, valoración de recursos humanos y materiales como habilidades principales.   

Objetivos:

• Definir alcances
• Identificar, valorar y dimensionar recursos (humanos y materiales)
• Planificar, organizar y controlar
• Estimar esfuerzo en horas de trabajo y costes
• Presentar una propuesta resumida de elaboración básica de plan de implantación y valoración económica.

Duración:

40 horas distribuidas en 30 días naturales.

Nivel:

Básico-Medio

Fechas estimadas:

Inicio: finales de septiembre 2010

Fin:  finales de octubre de julio 2010

Estructura del taller:

TEMA 1 Introducción: conocimiento del aula virtual, descarga del supuesto práctico, resolución de dudas, planificación y lecturas recomendadas.

TEMA 2 Definición: elaborar la secuencia de actividades y tareas necesarias para cumplir con la meta y objetivos del supuesto práctico.

TEMA 3 Planificación: realizar una estimación de esfuerzo en horas,  costes y cronograma.

TEMA 4 Organización: configurar el organigrama del equipo de proyecto y la definición de responsabilidades de cada perfil que intervendrá en el mismo. 

TEMA 5 Control: elaborar el plan de control y seguimiento del proyecto 

TEMA 6 Elaboración de la propuesta ejecutiva:

• Cronograma
• Plazo de ejecución máximo comprometido
• Relación de perfiles profesionales y horas de dedicación
• Relación de medios materiales requeridos
• Coste total estimado

Operativa del taller:

- Dirección y elaboración de contenidos: Consultores Documentales.

- Entregables: Entregas parciales por tema y propuesta final de implantación. Todas las propuesta finales elaboradas por los participantes se unificarán en un único documento anónimo que se distribuirá a cada uno para conocer los diversos planteamientos y soluciones elaboradas.

-Modalidad: online bajo plataforma Moodle.

-Modelo conceptual: el Taller Práctico no es un curso, sino la participación voluntaria en un ejercicio práctico.

-Importe: gratuito

-Matriculación: solicitar inscripción al correo electrónico de contacto.

-Contacto: tallerdeprueba@sorprendemos.com

Llega el momento de hacer una parada necesaria para descansar.  Seguiremos unos días trabajando en los contenidos de los Talleres Prácticos para las nuevas convocatorias que llegarán próximamente. Además retomaremos la temática de la gestión por procesos en el blog a principios de septiembre.

Llevamos casi dos años de aventura en internet con nuestros contenidos y cada vez estamos más convencidos de lo que hacemos, sobre todo por aquellos que nos seguís.

Un saludo a todos/as

El Escribano, fecit.

Ha finalizado esta semana la segunda edición del Taller Práctico de prueba que venimos trabajando desde finales del primer trimestre. Hemos compartido la experiencia con un grupo de participantes muy interesantes, con buena formación documental y técnica que se han enfrentado al supuesto práctico con diversas soluciones, valoraciones y resultados.

Desde Consultores Documentales hemos agradecido de forma personal a cada uno de ellos su esfuerzo y participación. Tanto ellos como nosotros hemos obtenido creo que conocimiento útil, aplicable y hemos identificado oportunidades de mejora que ya queda de la mano de cada uno depurar.

En el marco de nuestra estrategia volveremos a repetir el taller convocando una tercera edición (bajo el mismo supuesto práctico de trabajo) para la segunda mitad del mes de septiembre.

En paralelo además estamos diseñando un nuevo supuesto práctico que no requiere experiencia documental y es de propósito más general para dar cabida a la demanda que nos están haciendo parte de aquellos lectores que siguen el blog y que no son especialistas en metodologías documentales.

Todos aquellos interesados pueden dirigirse a tallerdeprueba@sorprendemos.com donde os atederemos con mucho gusto.

El Escribano, fecit.

En muchas ocasiones a lo largo del blog hemos hablado de nuestros clientes (internos y externos), pero ¿nosotros que nos dedicamos a la gestión documental o a cualquier otro servicio de naturaleza horizontal tenemos clientes?

Pues eso depende del grado de responsabilidad que hemos asumido en nuestra práctica profesional. Habrá gente cuyo principal objetivo en su puesto de trabajo es tratar por todos los medios posibles que nadie le moleste (yo le llamo también hacerse invisible) y si eso se acompaña con un poco de mal genio, pues incluso mejor.

Otro grupo, el más numeroso afortunadamente, trata por todos los medios de dar un buen servicio y quiere ser reconocido por ello.

A este segundo grupo se dirige esta entrada. Un aspecto que no debes descuidar es tratar de conocer en profundidad las características y necesidades de tu cliente, tanto interno como externo.

La gestión documental, la gestión de recursos humanos, los servicios de información… son actividades horizontales que se relacionan con todos los departamentos o unidades organizativas y cuya misión suele ser proveer servicios generales de forma eficaz y eficiente, bajo coste y alto rendimiento.

Por lo tanto para prestar un servicio adecuado debes conocer en profundidad las características de la actividad de tu cliente y sus necesidades.

Vamos a poner un ejemplo que resuma la idea. Imagina que trabajamos en una empresa descentralizada con actividad globalizada en la que el intercambio de documentos es un factor clave y por la diferencia horaria este servicio debe ser continuo.

¿Tendría sentido prestar este servicio con el horario de mi oficina de Madrid? Aunque fuera en horario extendido de 8:00 a 20:00.

Es evidente que no, y es más, si no hago nada al respecto dejo claro dos cosas que no conozco a mi cliente y con seguridad no satisfago sus necesidades y expectativas.

De la forma que sea uno de mis objetivos deberá ser para este caso operar de forma satisfactoria un servicio de intercambio de documentos en horario 24 x 7. Pero vamos más allá, si soy el responsable deberé luchar y justificar las inversiones necesarias para obtenerlo en mi organización analizando y presentando las ventajas en calidad y coste para el conjunto de mi empresa. 

Por lo tanto ¿para quién una gestión por procesos?, para mi cliente.

Seguimos con más contenidos.

El Escribano, fecit.

Básicamente porque nuestra actividad está orientada al servicio y al compromiso con la calidad. En definitiva porque somos un departamento o una empresa creíble y esa es la principal fortaleza que nos diferencia y asegura la continuidad.

Decía una amiga que “el papel lo aguanta todo” y es verdad. Os habréis encontrado todo tipo de insufribles textos y argumentarios infalibles, custodios de grandes secretos incuestionables respecto a la calidad del servicio o a los compromisos con el usuario/cliente (interno y externo), pero la realidad es la que es y cuando el servicio está en marcha y es auditado y medido, estas verdades literarias se desmoronan.

No se trata de decir lo que se debe hacer, bien sea en una impecable oferta técnica o una carta de servicios de una Administración Pública, sino lo que nos COMPROMETEMOS Y RESPONSABILIZAMOS a hacer, esa es la diferencia.

Por lo tanto este modelo es el adecuado para aquellos departamentos o empresas comprometidos con el servicio al usuario/cliente y es a la vez un auténtico yunque para aquellos que dicen hacer, pero no hacen. Partimos de la idea de que queremos hacer las cosas bien o por lo menos intentarlo, de este modo la gestión por procesos es un método que claramente nos favorece.

¿Cuáles serían los elementos de base en este método?:

1.- Identificar nuestro tipo de cliente y sus necesidades (por ejemplo, el personal de gestión de los servicios administrativos de un organismo público que precisa de una gestión documental excelente)

2.- ¿cuáles son los productos y servicios que se ajustan a sus necesidades y cubren sus expectativas de calidad?

3.- Inventario y mapa de procesos

4.- Descripción detallada de cada proceso con sus entradas, salidas, roles, condiciones, etc.

5.- Representación gráfica del proceso

6.- Medición, análisis de datos y propuesta de mejora continua.

Nuestra gestión documental corporativa podría ser diferente ¿verdad?, además ¡qué magnifico argumentario para justificar y obtener inversiones!

Seguimos profundizando en las próximas entradas.

El Escribano, fecit.

Nos complace informar que hemos iniciado el segundo taller práctico con un grupo de alumnos de perfil técnico muy interesante. Gracias a la experiencia y sugerencias de los participantes del primer grupo hemos implementado una serie de modificaciones con objeto de seguir mejorando la práctica. Deseamos que este taller práctico permita complementar algunas habilidades en la gestión de proyectos de los participantes.

Este taller se repetirá al finalizar esta convocatoria (hacia el mes de septiembre) y aquellos que estén interesados en participar nos pueden escribir a tallerdeprueba@sorprendemos.com.

Las características del taller se puede leer en detalle aquí.

Esta puesta en marcha nos ha ocupado bastante tiempo y en los próximos días volveremos a escribir sobre la gestión por procesos.

El Escribano, fecit.

Taller práctico sobre gestión de proyectos aplicado a un supuesto documental de propuesta de plan de implantación y valoración relativo a un servicio de inventario somero y cotejo en un archivo de pólizas de seguro (definición, planificación, cargas de trabajo y costes, organización, control y resumen ejecutivo de la propuesta).

Para más detalles del contenido, perfil del participante, objetivos, duración, operativa y contacto, ver la entrada anterior del blog  

El Escribano, fecit

Tras la primera experiencia realizada convocamos el segundo Taller Práctico que vamos a realizar en las próximas fechas (aproximadamente desde mediados de junio hasta mediados de julio). El Taller Práctico es una práctica gratuita

Disponemos de 3 plazas libres.

Título del taller y descripción:

Taller práctico sobre gestión de proyectos aplicado a un supuesto documental de propuesta de plan de implantación y valoración relativo a un servicio de inventario somero y cotejo en un archivo de pólizas de seguro (definición, planificación, cargas de trabajo y costes, organización, control y resumen ejecutivo de la propuesta)

Perfil del participante: 

Técnicos documentales, responsables de equipos de trabajo, responsables de proyectos, gestores de proyectos que impliquen análisis, implantación, valoración de recursos humanos y materiales como habilidades principales.   

Objetivos:

• Definir alcances
• Identificar, valorar y dimensionar recursos (humanos y materiales)
• Planificar, organizar y controlar
• Estimar esfuerzo en horas de trabajo y costes
• Presentar una propuesta resumida de elaboración básica de plan de implantación y valoración económica.

Duración:

40 horas distribuidas en 30 días naturales.

Nivel:

Básico-Medio

Fechas estimadas:

Inicio: mediados de junio 2010

Fin:  mediados de julio 2010

Estructura del taller:

TEMA 1 Introducción: conocimiento del aula virtual, descarga del supuesto práctico, resolución de dudas, planificación y lecturas recomendadas.

TEMA 2 Definición: elaborar la secuencia de actividades y tareas necesarias para cumplir con la meta y objetivos del supuesto práctico.

TEMA 3 Planificación: realizar una estimación de esfuerzo en horas,  costes y cronograma.

TEMA 4 Organización: configurar el organigrama del equipo de proyecto y la definición de responsabilidades de cada perfil que intervendrá en el mismo. 

TEMA 5 Control: elaborar el plan de control y seguimiento del proyecto 

TEMA 6 Elaboración de la propuesta ejecutiva:

• Cronograma
• Plazo de ejecución máximo comprometido
• Relación de perfiles profesionales y horas de dedicación
• Relación de medios materiales requeridos
• Coste total estimado

Operativa del taller:

- Dirección y elaboración de contenidos: Consultores Documentales (El Escribano)

- Entregables: Entregas parciales por tema y propuesta final de implantación. Todas las propuesta finales elaboradas por los participantes se unificarán en un único documento anónimo que se distribuirá a cada uno para conocer los diversos planteamientos y soluciones elaboradas.

-Plazas: entre 3 y 5 (el taller práctico se repetirá regularmente con grupos distintos) 

-Modalidad: online bajo plataforma Moodle.

-Modelo conceptual: el Taller Práctico no es un curso, sino la participación voluntaria en un ejercicio práctico.

-Importe: gratuito

-Matriculación: solicitar inscripción al correo electrónico de contacto.

-Contacto: tallerdeprueba@sorprendemos.com

Incontables definiciones y matices, casi como tratar de explicar qué es el amor. Bien es cierto que personalmente esto último me interesa más aunque este no es el foro más adecuado, salvo que lo enfoque hacia algo parecido a “el amor hacia los procesos”. Es un mal chiste y por eso tengo un blog tan serio, así que vamos a lo nuestro.

No me voy a detener en la definición ideal si no dos que he encontrado por la red haciendo una búsqueda general:

“Un proceso (del latín processus) es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Este término tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice” (wikipedia).

“Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido” (Inmaculada Blaya Gestión por procesos. Oficina de gestión y control de la calidad. Universidad Miguel Hernández).

En las organizaciones los procesos se pueden encuadrar en tres categorías:

• Estratégicos: proporcionan directrices a los demás procesos (leyes, normas…).
• Fundamentales: conforman los diferentes ámbitos del servicio o del producto
• Soporte: sirven de apoyo a los procesos fundamentales.

 Por ejemplo:

• Estratégicos: la normativa corporativa de gestión documental de la Organización que además está condicionada por una normativa específica del Ministerio de Transportes.
• Fundamentales: procesos de custodia, digitalización certificada y expurgo documental.
• Soporte: procesos de provisión de servicios generales.

Los procesos para poder ser gestionados deben ser medidos con indicadores de productividad y calidad. Tienen además un resultado esperado y el mismo debe añadir valor al cliente final.

Volviendo por lo tanto a nuestro enfoque parece un magnífico método a considerar para orientar el servicio en materia de gestión documental.

Seguimos aproximándonos a la cultura de gestión por procesos.

El Escribano fecit.